Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING H.BARON B.V.

Laatst bijgewerkt op 5 oktober 2026

Wie wij zijn

H.Baron B.V., handelend onder de naam Hbaron, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor onze catering, eventplanning, styling en online bestellingen.

Wij zijn gevestigd aan Wallestein 49, 1081 BC Amsterdam, en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 94220719. Ons btw-nummer is NL866682946B01.

Je bereikt ons via info@h-baron.nl of +31 6 27 440 838.

Deze verklaring geldt voor h-baron.nl, onze bestelomgeving h-baron.omnimenu.nl en het contact dat je met ons hebt.

Welke gegevens wij gebruiken en waarom

Wanneer je contact met ons opneemt, een offerte aanvraagt of bestelt, verwerken wij de gegevens die daarvoor nodig zijn: je naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, factuur- en afleveradres, bestelgegevens, evenementgegevens en correspondentie.

Wij gebruiken deze gegevens om je aanvraag te beantwoorden, afspraken te maken, je bestelling of evenement uit te voeren en service te verlenen. De grondslag is het voorbereiden of uitvoeren van onze overeenkomst. Bij zakelijke contactpersonen baseren wij ons op ons gerechtvaardigde belang om de zakelijke relatie te onderhouden en de opdracht uit te voeren.

Bij het aanmaken en gebruiken van een account verwerken wij je registratiegegevens, accountgegevens en de aan dat account gekoppelde bestellingen. Dit is nodig om de door jou gevraagde account- en besteldiensten te leveren.

Voor facturatie, betalingen en boekhouding verwerken wij financiële en transactiegegevens. Dit doen wij voor de uitvoering van de overeenkomst en om aan wettelijke administratieverplichtingen te voldoen.

Voor de beveiliging en goede werking van onze website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals je IP-adres, browsergegevens, tijdstip van gebruik en foutmeldingen. Ons gerechtvaardigde belang is een veilige, betrouwbare website en het voorkomen van misbruik. Wij beperken deze verwerking tot wat daarvoor noodzakelijk is.

Wij vragen niet meer gegevens dan nodig. Zonder noodzakelijke contact-, bestel- of aflevergegevens kunnen wij een aanvraag of bestelling mogelijk niet uitvoeren. Verplichte velden worden bij het verzamelen aangegeven.

Allergieën en bijzondere wensen

Gegevens over allergieën en gezondheid, en gegevens waaruit een geloofsovertuiging blijkt, kunnen bijzondere persoonsgegevens zijn. Geef dieetwensen daarom waar mogelijk zonder namen van gasten door. Wij vragen niet naar je geloofsovertuiging om koosjere catering te leveren.

Als het noodzakelijk is om bijzondere gegevens aan een persoon te koppelen, verwerken wij deze voor de uitvoering van de dieetafspraak uitsluitend met uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, tenzij een andere wettelijke uitzondering geldt. Alleen het vermelden van een allergie of het accepteren van algemene voorwaarden geldt niet automatisch als die toestemming. Geef bijzondere gegevens van andere gasten alleen door als daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Je kunt toestemming intrekken door contact met ons op te nemen. Eerdere rechtmatige verwerking blijft geldig. Zonder de benodigde informatie kunnen wij mogelijk geen passende dieetmaaltijd verzorgen; wij bespreken dan de mogelijkheden.

Met wie wij gegevens delen

Wij delen gegevens alleen voor zover nodig voor de afgesproken dienstverlening, een wettelijke verplichting of een ander rechtmatig doel. Het kan gaan om Omnimenu en technische dienstverleners voor de website en bestelomgeving, betaalproviders, administratieve dienstverleners, bezorgers en leveranciers of medewerkers die jouw evenement uitvoeren.

Zij ontvangen uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor hun taak. Met partijen die gegevens in onze opdracht verwerken, maken wij de wettelijk vereiste afspraken.

Online betalingen verlopen via Mollie. Mollie verwerkt de gegevens die nodig zijn voor de betaling, beveiliging, fraudepreventie en naleving van wettelijke verplichtingen. Voor verwerkingen waarvoor Mollie zelf verantwoordelijk is, geldt de privacyverklaring van Mollie: https://www.mollie.com/nl/legal/privacy.

Wij ontvangen de betaalstatus en de transactiegegevens die nodig zijn voor onze administratie.

Wanneer je zelf rechtstreeks een overeenkomst sluit met een externe leverancier, is die leverancier verantwoordelijk voor zijn eigen verwerking van persoonsgegevens.

Wij verkopen je persoonsgegevens niet.

Hoe lang wij gegevens bewaren

Aanvragen die niet tot een opdracht leiden en gewone contactberichten bewaren wij tot maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij eerdere verwijdering passend is.

Gegevens die nodig zijn voor een lopende opdracht bewaren wij gedurende de uitvoering en afhandeling. Voor zover daarna nodig voor het behandelen van aanspraken, bewaren wij relevante contractgegevens gedurende de toepasselijke verjaringstermijn. Bij een lopend geschil bewaren wij de daarvoor noodzakelijke gegevens totdat dit is afgehandeld.

De wettelijk verplichte financiële administratie bewaren wij in beginsel zeven jaar. Gegevens die niet tot die administratie hoeven te behoren, bewaren wij niet automatisch even lang.

Accountgegevens bewaren wij zolang het account wordt gebruikt en totdat het wordt verwijderd. Bij een verwijderverzoek verwijderen wij gegevens die niet meer nodig zijn; gegevens die wij wettelijk moeten bewaren blijven afgescheiden beschikbaar voor dat doel.

Persoonsgebonden dieet- en allergiegegevens verwijderen wij uiterlijk dertig dagen na de uitvoering en afhandeling van de opdracht, behalve wanneer een incident of juridische verplichting verdere bewaring noodzakelijk maakt. Wij nemen deze gegevens niet onnodig op in facturen of algemene klantprofielen.

Technische beveiligingsgegevens bewaren wij zolang nodig om fouten, misbruik of incidenten te onderzoeken en op te lossen. Daarna verwijderen of anonimiseren wij ze. Voor cookies geldt het afzonderlijke cookiebeleid.

Beveiliging en internationale verwerking

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Toegang is beperkt tot personen en dienstverleners die deze voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, mag dit alleen met de waarborgen die de AVG vereist, bijvoorbeeld een toepasselijk adequaatheidsbesluit of goedgekeurde standaardcontractbepalingen en waar nodig aanvullende maatregelen. Je kunt bij ons informatie opvragen over de relevante doorgifte en waarborgen.

Nieuwsbrieven en beeldmateriaal

Informatie over je bestelling, offerte of evenement gebruiken wij voor de afhandeling daarvan. Voor commerciële e-mails gebruiken wij je gegevens alleen met toestemming of wanneer de wettelijke uitzondering voor bestaande klanten van toepassing is. Je kunt je altijd eenvoudig afmelden of bezwaar maken via info@h-baron.nl.

Voor het gebruik van herkenbaar beeldmateriaal voor onze eigen promotie vragen wij vooraf toestemming aan de betrokken personen. Een boeking geeft ons geen algemene toestemming om herkenbare foto's van jou of je gasten te publiceren.

Jouw rechten

Je kunt ons vragen om inzage, correctie, verwijdering of beperking van je persoonsgegevens. Onder de wettelijke voorwaarden heb je ook recht op overdraagbaarheid en kun je bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang.

Tegen direct marketing kun je altijd bezwaar maken. Toestemming kun je op ieder moment intrekken.

Stuur je verzoek naar info@h-baron.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Als verlenging wettelijk is toegestaan, laten wij dit binnen die maand weten met een uitleg.

Wij kunnen om aanvullende informatie vragen om je identiteit op een passende manier te controleren; stuur niet uit jezelf een volledige kopie van je identiteitsbewijs mee.

Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl. Je mag ook contact met ons opnemen om een probleem op te lossen.

Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze dienstverlening of gegevensverwerking verandert. De datum bovenaan vermeldt wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt. Over wezenlijke wijzigingen informeren wij betrokkenen op een passende manier.